Paziņojumu modulis: darbinieku paziņojumi, aptaujas un veidlapas vienuviet

Uzņēmuma iekšējā komunikācija kļūst arvien sarežģītāka ar katru jaunu darbinieku, nodaļu un projektu. Ziņas pārvietojas starp e-pastiem, tērzēšanas lietotnēm, telefonu, Excel failiem un sapulcēm. Kādā brīdī rodas jautājums: vai svarīgā informācija patiešām sasniedza darbiniekus?

hours24 paziņojumu modulis (Paziņojumu modulis) tika izveidots tieši šīs problēmas risināšanai. Tas ļauj sūtīt ziņas darbiniekiem, veikt aptaujas un vākt strukturētu informāciju ar pielāgotām veidlapām.

Kas ir Paziņojumu modulis?

Paziņojumu modulis ir uzņēmuma iekšējās komunikācijas rīks, kas ļauj:

• sūtīt ziņas darbiniekiem vai konkrētai nodaļai;
• izveidot aptaujas un balsojumus;
• vākt atbildes ar pielāgotām veidlapām;
• redzēt, kurš ziņu ir izlasījis;
• sekot līdzi dalības un atbilžu rādītājiem;
• mērķtiecīgi novirzīt informāciju konkrētām nodaļām vai darbiniekiem;
• ieplānot paziņojumus nākotnei.

Visas ziņas, aptaujas un veidlapas atrodas vienā vietā, sniedzot vadītājiem, personāla speciālistiem un komandu vadītājiem labāku pārskatu par iekšējās informācijas plūsmu.

Kā pārvaldīt darbinieku paziņojumus?

Daudzi uzņēmumi sūta svarīgus paziņojumus pa e-pastu vai tērzēšanas lietotni. Problēma rodas tad, kad jāzina, vai darbinieki patiešām saņēma un izlasīja informāciju.

Paziņojumu modulī varat izveidot iekšēju ziņu un sekot līdzi tās lasīšanas statistikai. Piemēram, varat kopīgot:

• jaunas darba procedūras;
• drošības instrukcijas;
• uzņēmuma iekšējās ziņas;
• izmaiņas atvaļinājumu vai darba organizācijā;
• informāciju par pasākumiem un apmācībām.

Ziņai varat pievienot arī dokumentus, attēlus vai citus failus un redzēt, kuri darbinieki to ir atvēruši un kuri ne.

Kā vākt darbinieku atsauksmes ar aptauju palīdzību?

Labiem lēmumiem bieži nepieciešams darbinieku viedoklis. Aptauju funkcija ļauj izveidot ātrus balsojumus un aptaujas par tādām tēmām kā:

• vasaras pasākumu organizēšana;
• apmācību vajadzību apzināšana;
• darbinieku apmierinātības mērīšana;
• darba rīku vai darba apģērba izvēle;
• jaunu labumu izvērtēšana.

Aptauju rezultāti tiek parādīti automātiski, un vadība iegūst pārskatu par dalības rādītāju un atbildēm, manuāli neapkopojot kopsavilkumus.

Ja nepieciešams, aptauju var padarīt anonīmu, lai darbinieki varētu brīvāk paust savu viedokli.

Kā izmantot pielāgotas veidlapas?

Uzņēmumi regulāri vāc no darbiniekiem dažādu informāciju, bieži vien izmantojot e-pastus, Excel failus vai papīra veidlapas. Pielāgotas veidlapas palīdz to digitalizēt. Piemēram, varat izveidot veidlapas, lai:

• vāktu apmācību pieteikumus;
• pasūtītu darba aprīkojumu;
• veiktu iekšējās pārbaudes;
• iesniegtu ierosinājumus;
• atjauninātu personāla datus.

Veidlapu atbildes automātiski apkopojas vienā vietā, un tās ir viegli vēlāk analizēt un apstrādāt.

Pareizā informācija pareizajiem cilvēkiem

Ne visas uzņēmuma ziņas ir paredzētas katram darbiniekam. Tāpēc Paziņojumu modulis ļauj pēc vajadzības izvēlēties auditoriju:

• viss uzņēmums;
• konkrēta struktūrvienība vai nodaļa;
• atsevišķi darbinieki;
• projekta komanda;
• maiņa vai darba grupa.

Tas samazina informācijas troksni un nodrošina, ka cilvēki galvenokārt redz ziņas, kas ir svarīgas viņu darbam.

Kāpēc izmantot darbinieku paziņojumu programmatūru?

Kad iekšējā komunikācija notiek vairākos kanālos, ir grūti iegūt pilnīgu pārskatu. Darbinieku paziņojumu programmatūra palīdz:

• samazināt manuālo darbu;
• apvienot informāciju vienā sistēmā;
• uzlabot iekšējās komunikācijas kvalitāti;
• palielināt darbinieku iesaisti;
• ātrāk vākt atsauksmes;
• pieņemt lēmumus, balstoties uz uzticamāku informāciju.

Rezultātā mazāk laika tiek tērēts informācijas meklēšanai un vairāk - faktiskajam darbam.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai paziņojumus var ieplānot?

Jā. Paziņojumus var izveidot iepriekš ar automātisku publicēšanas datumu un laiku.

Vai aptaujas var būt anonīmas?

Jā. Veidojot aptauju, varat izvēlēties anonīmas atbildes iespēju.

Vai ziņas var nosūtīt tikai vienai nodaļai?

Jā. Paziņojumus var novirzīt visam uzņēmumam, konkrētai struktūrvienībai vai atsevišķiem darbiniekiem.

Vai ziņai var pievienot dokumentus?

Jā. Ziņām var pievienot dokumentus, attēlus un citus atbalstītus failu formātus.

Vai var redzēt, kurš ziņu ir izlasījis?

Jā. Sistēma parāda lasīšanas statistiku un ļauj redzēt, kurš ziņu ir atvēris un kurš ne.

Kopsavilkums

hours24 paziņojumu modulis apvieno darbinieku paziņojumus, aptaujas un pielāgotas veidlapas vienā vietā. Tas palīdz uzņēmumiem uzlabot iekšējo komunikāciju, vākt atsauksmes, samazināt manuālo darbu un labāk izprast, kā svarīga informācija pārvietojas organizācijā.

Ja uzņēmums šodien paziņojumiem paralēli izmanto e-pastus, Excel failus un dažādus kanālus, vienas centrālas sistēmas ieviešana var padarīt visu procesu daudz pārskatāmāku un efektīvāku.